Todo sistema SARLAFT exige, como primer control, un formulario de conocimiento del cliente — lo que el mercado conoce por sus siglas en inglés, KYC (Know Your Customer). Es el documento que recoge la identidad, la actividad económica y el origen de los recursos de una contraparte antes de abrir la relación comercial, no después.
¿Qué información debe recoger un formulario de conocimiento del cliente?
Un formulario KYC completo, alineado con lo que exige el SARLAFT, debería capturar al menos:
- Identificación plena: nombre o razón social, tipo y número de documento, nacionalidad.
- Datos de contacto y ubicación: domicilio, país y ciudad de operación.
- Actividad económica y origen de los recursos: a qué se dedica y de dónde provienen los fondos que moverá con la empresa.
- Datos financieros: ingresos, activos, o el tamaño de la operación esperada.
- Vinculados: representantes legales, apoderados, accionistas o beneficiarios finales, cuando la contraparte es una persona jurídica.
- Declaración sobre el origen de fondos, firmada por la contraparte.
Los riesgos de un formulario KYC en papel o en PDF
Un formulario físico o un PDF diligenciado a mano tiene tres problemas que no son evidentes hasta que ya causaron un incidente: nadie valida automáticamente los datos que la contraparte declaró, cada copia vive en un correo o en un archivador distinto sin trazabilidad, y actualizar el formulario cuando cambian las circunstancias de un cliente implica rehacerlo desde cero. Para un oficial de cumplimiento que gestiona cientos o miles de contrapartes, eso significa horas de trabajo manual y zonas ciegas que un auditor o un regulador va a señalar.
Cómo es un formulario SARLAFT personalizado y digital
Un formulario personalizado se adapta a la segmentación de riesgo de cada empresa: un cliente de bajo riesgo no necesita las mismas preguntas que un proveedor extranjero o una contraparte que opera en un sector sensible. En DataRiesgos, el formulario de conocimiento del cliente queda digitalizado por completo — se configura según los campos que cada empresa necesita capturar, y no solo facilita el diligenciamiento: valida automáticamente a todas las personas relacionadas que se declaran dentro del mismo formulario (representantes, accionistas, beneficiarios finales) contra listas sancionatorias, PEP y de interés en la misma consulta.
Qué pasa después de diligenciar el formulario
Diligenciar el formulario es solo el primer paso. Lo que distingue a un SARLAFT bien implementado es lo que ocurre después: cada coincidencia que arroja la validación entra al flujo de gestión de alertas, y la contraparte queda sujeta a monitoreo continuo para detectar si su estado de riesgo cambia con el tiempo — algo que un formulario en papel, una vez archivado, nunca vuelve a revisar.
